عند اجتماع مديري الفروع بالشركة يمكن بحث العديد من الأمور العملية والتسويقية والمالية للخروج بإحصائية دقيقة تساعد في بناء خطة استراتيجية مبنية على أساس علمي ومنهجي، كما أن الاجتماع بمديري الفروع يساعد في طرح جميع المشكلات وتبادل الآراء حول الحلول ولكن يجب أن تتم كتابة رسالة الدعوة بشكل صحيح.
نموذج بريد الكتروني لدعوة مديري الفروع لاجتماع
التاريخ: ـــــــــ/ ـــــــــــــ/ 2025 م
دعوة مُرسلة من السيد مسؤول العلاقات العامة في شركة ــــــــــــــــــــــــــــــ إلى السادة مديري فروع الشركة في كافة البلدان، حيث سوف يتم عقد الاجتماع في المقر الرئيس للشركة في العاصمة ـــــــــــــ في تمام الساعة التاسعة صباحًا من يوم الأحد الموافق تاريخ يوم ـــــــــــــ 2025م، والموافق تاريخ يوم ـــــــــــــــ 1444هـ.
من أجل مناقشة أهم النتائج التي قد تم التوصل إليها في ضوء الزيارة السابقة، والوقوف على أهم الإيجابيات وطرح السلبيات أيضًا، ومناقشة العديد من الأمور الأخرى المتعلقة بسير العمل على مستوى المؤسسة بكافة فروعها، وتفضلوا سيادتكم بقبول فائق الاحترام والتقدير.
التوقيع: ــــــــــــــــــــــــــــــ
نموذج بريد إلكتروني يدعو إلى اجتماع باللغة الإنجليزية
Dear Branch Managers name
Hereby, I would like to inform you that our monthly staff meeting will be held on [date] in [place].
I have attached the agenda, but please feel free to add any items by replying to this email at least a day before our meeting.
Make sure to be prepared and updated on your departments’ subjects. Should you not be able to join this meeting, please let us know and be sure to delegate important updates on your department to your colleague.
Best regards
لا يفوتك أيضًا: خطوات توثيق العقود في التأمينات الاجتماعية
ضوابط كتابة رسالة إلكترونية الاحترافية تدعو فيها لاجتماع
- تسجيل صفة المرسل إليه ولقبه في أول البريد الإلكتروني.
- يجب أن تحتوي الرسالة على تحية طيبة وسلام مناسب للسياق.
- مُراعاة البساطة وعدم التكلف في الخطابات الرسمية.
- تجنب الكلام المبهم وتوضيح كل نقطة في الرسالة باختصار.
- لا يجب أن تكون العبارات مُكررة ويكفي الإشارة إلى المعلومة مرة واحدة.
- اختيار الألفاظ المناسبة للسياق والابتعاد عن الألفاظ السوقية والركيكة.
- الابتعاد عن الكلمات التي تحتمل أكثر من تأويل لعدم وقوع القارئ في لبس.
- عدم البلاغة في الصور البلاغية والاستعارات المكنية في الخطابات الرسمية.
- ذكر المرسل إليه وصفته بعد تدوين محتوى الخطاب.
- استخدام أسلوب منطقي ونمط برهاني مقنع وقاطع.
- الابتعاد عن ذكر الأمور الشخصية والالتزام بصُلب الموضوع العملي والمهني.
لا يفوتك أيضًا: أهم 10 شروط لفسخ عقد العمل في السعودية
أهداف الدعوة الإلكترونية قبل الاجتماع
- إيصال المعلومة للمدعوين بشكل رسمي مسجل لا يمكن إنكاره في حال عدم الردود.
- تلقي الرد مباشرة لمعرفة من الذين سوف يعتذرون عن الاجتماع والتصرف بناءً على ذلك.
- إبلاغ الجميع بموعد وموقع الاجتماع بضغطة زر واحدًة توفيرًا للوقت والجهد.
- إبراز البنود والقضايا المطروحة في الاجتماع مسبقًا ليكون جميع المديرين على أتم الاستعداد لمناقشتها من خلال جمع البيانات والمعلومات اللازمة.
الأخطاء الشائعة في كتابة دعوة الاجتماع
- إغفال بعض المدعوين أو تجاهلهم بسبب أمور شخصية.
- غموض بعض البيانات أو المعلومات المتعلقة بالاجتماع مثل المدة الزمنية.
- عدم الالتفات إلى الأسباب في الرسالة الإلكترونية التي تدعو فيها مديري الفروع في الشركة لاجتماع.
- استخدام ألفاظ سوقية ودارجة في البريد الإلكتروني الذي يدعو إلى اجتماع.
لا يفوتك أيضًا: تحميل صيغة نموذج نقل موظف من قسم إلى قسم
أهمية انعقاد الاجتماعات في الشركة
- المناقشة الجادة حول جميع المشكلات التي تواجه الشركة من الناحية المالية والتسويقية والوظيفية.
- البحث حول الخطط المستقبلية للشركة والوقوف على آخر النتائج التي تم الوصول إليها في المشاريع السابقة.
- التصويت من أجل اتخاذ قرارات جديدة توافقية بين الإدارات المختلفة.
- قد يتوقف دور الاجتماع على تبادل وجهات النظر فقط دون طرح مشكلات أو الوصول إلى حلول ويكون هذا مفيدًا في الوصول إلى تناسق بين الإدارات المختلفة لزيادة الإنتاجية.
عندما يقول لك صاحب العمل اكتب رسالة إلكترونية تدعو فيها مُديري الفروع في الشركة لاجتماع يجب عليك معرفة بعض الضوابط والأخطاء الشائعة للوصول إلى صيغة احترافية تؤدي الهدف المنشود.
