الطريقة التي يحتاج إليها الفرد عند كتابة طلب مقدم إلى جهات رسمية ليست بالأمر الشاق، ولكن كل ما يحتاج إليه الفرد أن يلتزم بالمعايير التي تجعله قادر على كتابة طلب ينال اهتمام الجهة المقدم إليها الطلب.
عناصر بحث عن طلب مقدم
- مقدمة.
- شكل الطلب الرسمي.
- خطوات كتابة الطلب الرسمي.
- طريقة كتابة طلب مميز.
- أهمية الطلبات الرسمية.
- صيغة كتابة الطلب.
- خاتمة.
مقدمة بحث عن طلب مقدم
الطلب المقدم هو الطلب أو الرسالة التي تم تقديمها إلى جهة حكومية أو مؤسسة ما لغرض معين، ويختلف أسلوب هذا الطلب والصيغة التي يحتوي عليها حسب موضوع الطلب والغرض منه، وهناك أكثر من نوع للطلب المقدم والخطابات المرسلة إلى الجهة المعنية.
شكل الطلب الرسمي
- يختلف الخطاب الرسمي وفقًا للطريقة التي يرغب بها الفرد في كتابة الطلب، فهناك الطريقة المطبوعة التي تستخدم حاليًا بشكلها الشائع وهناك الطريقة المكتوبة يدويًا التي لا تختلف كثيرًا عن الطريقة الأولى سوى أنها تكتب باليد.
- ينبغي في البداية جلب ورق أبيض سادة أو أصفر، أو أوراق تحتوي على شعار الجهة الحكومية أو المؤسسة التي سوف يتم إرسال الطلب إليها.
- كما يمنع بشكل قاطع أن يتم وضع أي رسومات أو أشكال داخل محتوى الطلب.
- في حالة أراد الشخص أن يكتب الطلب يدويًا يرجى مراعاة كتابة الطلب بالقلم الأزرق، وتجنب القلم الأسود، حتى يتم الفصل بين الخطاب النسخ والأصلي أثناء تصويره.
- كذلك ينبغي أن تكون المسافات بين كل نقطة والأخرى تتراوح ما بين سطر واحد أو نصف سطر.
- يراعى في بداية كتابة الخطاب أن يتم البدء من منتصف الورقة، ويمنع اضافة اطارات على أطراف الخطاب ليبدو بشكل أفضل.
- يفضل أن يتم كتابة الطلب المقدم على برنامج الوورد، وكذلك استخدام خط “Arial” بحجم 16.
- يفضل دائمًا أن يتم بدأ الخطابات بجملة “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته” على أن ينتهي الخطاب برسالة شكر لا تزيد عن خمس كلمات، بالإضافة إلى توقيع صاحب الطلب وتاريخ تحرير الطلب.
خطوات كتابة الطلب الرسمي
1- كتابة البيانات الرئيسية
في بداية كتابة الطلب، يجب أن يتم كتابة البيانات والمعلومات الرسمية للشخص بالكامل، وذلك من خلال تدوين الاسم بالكامل، وخاصة لو كان هذا الطلب يتعلق بالتقديم على وظيفة أو خدمة، أو تقديم شكوى إلى جهة ما، وهناك الكثير من الطلبات الرسمية التي يمكن تقديمها.
2- كتابة العنوان بالتفصيل
يجب على مقدم الطلب أن يكتب العنوان الذي يقيم فيه أو الذي سوف يتلقى الرد عليه بالتفصيل، لأن البعض يواجه مشكلة بسبب هذا الأمر، لذلك يرجى كتابة العنوان بالكامل مثل اسم الشارع والمدينة والمحافظ والمنزل أو العمارة التي تسكن فيها، خاصة أنه يمثل أهمية للجهة التي تستقبل الطلب.
3- كتابة أرقام للتواصل مع مقدم الطلب
يفضل عند تقديم أي طلب عدم الاكتفاء بكتابة عنوان المنزل فقط، ولكن يفضل أن يتم وضع أرقام التواصل مثل رقم الهاتف الجوال أو الأرضي، وإضافة أي أرقام تساعد في الوصول إلى صاحب الطلب، عند تقديم شكوى أو طلب إلى جهة رسمية، مع التأكد من كتابة الأرقام بالطريقة الصحيحة.
4- كتابة البريد الإلكتروني
في حالة كان الطلب المقدم إلى الجهة الرسمية تم إرساله بالطريقة الإلكترونية، من الضروري أن يتم كتابة البريد الإلكتروني الذي سوف يتلقى عليه صاحب الطلب الرد على الشكوى أو الطلب المقدم إلى الجهة المعنية بذلك.
5- كتابة محتوى الشكوى أو الطلب المقدم
تتمثل الخطوة الأهم في كتابة الطلب نفسه سواء كان إلكترونيًا أو بالخط اليدوي، ولذلك يجب أن يكون الطلب شامل لجميع النقاط التي ترغب في كتابتها بشكل محدد.
ذلك عن طريق كتابة عنوان الجهة الرسمية التي سوف يتم إرسال الطلب إليها، سواء كانت حكومية أو خاصة، مع الوضع في الاعتبار عدم وجود أي أخطاء لغوية أو إملائية في النص المكتوب التي يمكن أن تؤثر على مضمون الطلب.
بالإضافة إلى أن يكون الطلب مستوفى لجميع الشروط القانونية اللازمة للجهة المعنية مع العلم أن يراعى التأكد من البيانات والمعلومات المكتوبة.
علاوة على ذلك، التأكد من الحسابات والأرقام المالية في حالة كان الطلب أو الشكوى المقدم إلى جهات بنكية أو مالية.
طريقة كتابة طلب مميز
1- ضع مخطط لكتابة الطلب
قبل أن تقوم بكتابة الطلب يجب أن تضع مخطط جانبي يحتوي على الأفكار الرئيسية للطلب، حتى تكون قادر على تنظيم أفكارك بشكل واضح ومنطقي، على أن تراعى النقاط الأساسية التي يتكون منها أي خطاب رسمي مثل (المقدمة – 5 نقاط تمثل محتوى الطلب المقدم والتي يجب أن يتم دعمها بالبراهين والأدلة).
2- اختيار أفضل بداية
تعد الكلمات الأولى في أي خطاب رسمي هي الأهم دائمًا، فهي من ستحدد أهمية الطلب وقراءته دون الشعور بأي ممل أو عدم تركيز، لذلك يجب أن تكون البداية جذابة وتلفت الانتباه.
3- اتباع الترتيب المنطقي
يجب على صاحب الطلب أن يرتب المحتوى الذي يرغب في تقديمه بشكل منطقي وبتسلسل منظم، حتى تستطيع الجهة المستلمة أن تستنتج المحتوى المقدم إليها حتى تكون قادرة على الرد عليه بالشكل الذي يتناسب مع القضية المطروحة أو الموضوع الذي كتب الطلب لأجله.
4- تقديم ملخصات أثناء الكتابة
يرجى العلم أن الطلب المقدم هو ورقة واحدة فقط تقدم إلى الجهة المعنية بذلك، ولهذا يراعى عدم كتابة أشياء لن تضيف أي شيء للخطاب، ويفضل أن تلخص الفكرة أو الموضوع المكتوب من خلال إبراز أهم النقاط التي يحتوي عليها الطلب حتى لا يحدث أي اختلاط عند الجهة التي تتلقى الطلب.
فلنفترض أن الطلب بخصوص الحصول على وظيفة ما، سوف تكتب في الطلب المعلومات الشخصية والأماكن التي عملت بها، ولماذا ترغب في الحصول على هذه الوظيفة والأسباب المنطقية التي سوف تجعلك مناسب لها ولكن بشكل مختصر.
5- استخدام كلمات الربط
عند انتقالك من فكرة إلى أخرى استخدم العبارات والألفاظ المناسبة، حتى لا يتسبب هذا في انقطاع تسلسل الأفكار أو انسياب النص، مما قد يشتت الجهة المستلمة، ولذلك يفضل استخدام أدوات الربط بين الجمل والكلمات والتي تحتوي على أدوات الجمع بين جملتين أو كلمتين (ثم- فاء- الواو.. الخ).
اختيار أدوات التعليل والتفسير (أي- فقد- بسبب.. الخ)، وكذلك استخدام الأدوات التي تمنح نتيجة مثل (الأمر الذي أدى إلى- لذلك- لهذا.. الخ)، أيضًا استخدام المخالفة في المعنى المكتوب مثل (على الرغم- غير أنه- يبدو أن- لكن.. الخ).
بالإضافة إلى التزامن في الجملة (في نفس الوقت – في الوقت الذي – بينما – غير أنه.. الخ)، وأخيرًا عند كتابة إضافة مثل (علاوة على ذلك – بالإضافة إلى – إلى جانب ذلك- فضلًا عن ذلك.. الخ).
6- اختيار خاتمة مناسبة
يفضل في أي خطاب أن تكون الخاتمة بنفس الشكل الذي بدأت به الطلب، ولا تهمل في كتابة الخاتمة بالشكل الذي يليق بالخطاب، كما يفضل أن تقدم الثناء للجهة التي يتم إرسال الخطاب إليها من خلال كلمة الشكر مثل (ولكم جزيل الشكر- وتفضلوا بقبول فائق الاحترام.. الخ).
أهمية الطلبات الرسمية
- الطلبات التي تقدم إلى جهات رسمية تمثل أهمية كبيرة في حياة الفرد، سواء على المستوى الاجتماعي أو الوظيفي على حد سواء.
- يعد الخطاب أهم وسيلة للاتصال بين الأفراد والجهات الحكومية أو الشركات الخاصة.
- كما أن الخطابات التي يتم تقدميها إلى المؤسسات الحكومية والخاصة، هي أفضل وسيلة للتعامل مع هذه الجهات بشكل رسمي، وكذلك أفضل وسيلة للتعامل بين الأفراد والجهات التي يعملون بها، خاصة عند تقديم طلب زيادة راتب أو ترقية وما إلى ذلك.
- يساهم الطلب المقدم في توفير الوقت والجهد ويقرب المسافات بين صاحب الطلب والجهة المعنية.
صيغة كتابة الطلب
- كتابة اسم الجهة في الأعلى.
- السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أما بعد…
- إلى السيد/…… تحية طيبة وبعد.
- كتابة محتوى الطلب.
- تفضلوا بقبول فائق الاحترام.
- توقيع صاحب الطلب مع كتابة التاريخ.
خاتمة بحث عن طلب مقدم
من خلال البحث عن طلب مقدم يراعى على صاحب الطلب أن يلتزم بكافة المعايير التي تم وضعها عند كتابة الطلب حتى يحصل على طلب مستوفى جميع الشروط القانونية.
إن التعرف على كيفية تقديم الطلب يساعد في كتابة الخطابات بالطريقة التي تتناسب مع الجهات المعنية بذلك، وهو ما تعطي طابع مميز يجعل المسؤولين مهتمين بالطلب المقدم إليهم.
